生成AIカンファレンス2024運営レポート

こんにちは、Algomaticのnaotoota（@OTA57）です。現在はChief of Staffとして横断的にさまざまな支援を実施しています。
今日は先日5/8に行われた生成AIカンファレンス2024の運営のレポートになります。

生成AIカンファレンス2024とは？

生成AI Conf実行委員会が主催する年に一度の大型イベントで今回が初の開催でした。
生成AI Conf実行委員会は有志のコアスタッフにより成り立っており、Algomaticからも何名かがコアスタッフとして参画しています。
※「生成AIカンファレンス」はイベントの名前で、「生成AI Conf」はコミュニティの名前です。（ややこしい）

当日の様子は参加してくださった方がまとめてくださってる記事があるのでそちらをご参照ください。

#gen_ai_conf
勝手ながら！
皆さまのツイートをトゥギャらせていただきました

生成AIカンファレンス2024 https://t.co/JVVauPU1ut

参加できなかったので、こちらから拝見させていただきます
— 佐藤勝彦（TANREN_CEO)┃生成AIエバンジェリスト (@jrpj2010) 2024年5月8日

早速ですが、イベントレポート書いておきました。運営の方々や登壇者の方々、改めてありがとうございました！！ #gen_ai_conf

『生成AIカンファレンス2024』に参加したメモ｜スマートラウンド @smartround_pr #note #イベントレポ https://t.co/4rk9zpg142
— 福本晃之/Teruhisa Fukumoto (@terry_i_) 2024年5月8日

運営の全体像

事前準備はコアスタッフが遂行し、当日は有志の学生スタッフにも手伝ってもらいました。

事前準備

事前準備の段階としては大きくは以下に分かれます。

日時・会場選定
スポンサー企業様募集
登壇者確定
HP用意、チケット販売
広報
ノベルティや印刷物の用意

コアスタッフにこの規模の大型イベントを運営したことがあるメンバーが少なかったためかなり手探りでした。
インボイス対応の領収書の対応等初めて体験する事柄も多く、ご不便ご迷惑おかけした方々、申し訳ありませんでした。
今回はゴールドスポンサー7社、シルバースポンサー8社、ブロンズスポンサー3社にスポンサーしていただきました。
この場を借りて改めてお礼申し上げます。
事前準備に関してはさまざま反省点があるので次回に生かしたいと思います。
（詳細は興味無かろうと思って割愛していますが、興味ある方いらっしゃいましたらご連絡ください笑）

ちなみに、会場内のメインボードや外のインフォメーションボード、当日のパンフレットは弊社にてデザインを担当しました。
メインボードは当初置く予定がなかったのですが、振り返ると用意して良かったなと思っております。
コアスタッフの内藤さん（@NaitoShiomi）のアイデアでした。

当日運営

当日は以下のチームに分かれて運営を行っていました。

配信
メインホール
受付
誘導
企業ブース/懇親会
スポンサー様担当

自分はスポンサー様担当チームで主に登壇者様の誘導等を行なっていました。
当日運営チーム全体としていくつか工夫してみた施策があるのでそちらをご紹介します。

①スタンプラリー

会場のレイアウトとタイムテーブルの都合上、スポンサーブースに人が流れないことを懸念して、スポンサーブースのスタンプラリー企画を実施しました。
事前の懸念とは裏腹に多くの人がスポンサーブースを訪れており、懸念しすぎたかな、と今では思います。
また、ブースが14個ある中での10個回るとプチギフトゲットだったのですが、10個は多すぎたという反省もあります。
↓↓Xでいただいたご意見

スポンサーブース行きたいけど、まとまった休憩時間があんまりないからちょっと行きづらいなぁ（とはいえセッション数減らすのももったいないから悩ましい）#gen_ai_conf
— ふじたさん。 (@Yuhei_FUJITA) 2024年5月8日

展示ブースのスタンプラリーをコンプリートしたら生成AIカンファレンス特製チロルチョコを２個もらえました。
展示イベントのスタンプラリーは私みたいな引っ込み思案でも各ブースをまわる動機づけになるのでいい取り組みですね。#gen_ai_conf pic.twitter.com/GdYPDszOBm
— 加島広基／Hiromoto Kashima (@kashima510) 2024年5月8日

②名札回収時の満足度調査
こちらも同じくコアスタッフの内藤さんの提案だったのですが、出口での名札の回収時に満足度調査をやろうというものです。
これはイベントあるあるだと思うのですがアンケートの回収率が低いことに対しての打ち手の一つでした。

名札の回収で満足度アンケート取るの良いアイデア！ #gen_ai_conf pic.twitter.com/ZcKwfWc7Oh
— 鮎𓆟 (@ayujimann) 2024年5月8日

これによってアンケートよりも粒度は粗いですが数多くのフィードバックを回収できました。

イベントを終えて

冒頭のtogetter等も見てもらえるとわかると思うのですが、とても熱量の高いイベントになりました。
運営側として全てのセッションをリアルタイムで聴けたわけではないのですが、途中途中聴いてた内容や後日のアーカイブで視聴した内容を含め、
生成AIを事業に使用してる身としては大変ためになる内容が多く、ここからまた頑張ろう！と思えるイベントでした。
今後も生成AI Confでは引き続き勉強会や大規模カンファレンスを開催していくので、ぜひとも以下のconnpassでチェックしてください。

generative-ai-conf.connpass.com

最後に宣伝！

生成AI Confはコアスタッフを募集中です！！（切実）
運営としてはrubykaigiやIVSのような大規模なカンファレンスにしていければと思っており、そういったカンファレンスの立ち上げに関わることができるのは希少な経験なのではないでしょうか？
少しでも興味のある方は@OTA57までご連絡ください！！